ChatGPT am Arbeitsplatz: Was Sie dürfen und was nicht

12 % nutzen KI ohne Wissen des Arbeitgebers

Erwerbstätige, die KI bei der Arbeit nutzen, zusammen 100 %

• 12 %ohne Wissen des Arbeitgebers
• 84 %mit Wissen des Arbeitgebers
• 4 %weiß nicht, keine Angabe

Laut Bitkom nutzen 48 % der Erwerbstätigen in Deutschland KI bei der Arbeit (telefonische Befragung von 1.003 Personen ab 16 Jahren, darunter 550 Erwerbstätige, Februar und März 2026). Wer KI im Job einsetzt, tut das überwiegend mit Wissen des Arbeitgebers (84 %). 12 % nutzen sie, ohne dass der Arbeitgeber davon weiß.

Eine andere Frage hat das Institut der deutschen Wirtschaft (IW) gestellt: Wer arbeitet mit KI-Werkzeugen, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat? Das geben 29,1 % der Beschäftigten an, die KI beruflich nutzen (IW-Beschäftigtenbefragung im März und April 2026, Basis 2.793 erwerbstätige KI-Nutzende). Beide Zahlen messen Verschiedenes: Ein Werkzeug kann bekannt und trotzdem nicht bereitgestellt sein.

Darf ich ChatGPT bei der Arbeit nutzen?

Das entscheidet Ihr Betrieb. Der Arbeitgeber darf nach § 106 der Gewerbeordnung Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts festlegen. Das gilt auch für die Ordnung und das Verhalten im Betrieb. Unsere Lesart: Dazu gehört, mit welchen Werkzeugen Sie dienstlich arbeiten.

In der Praxis gibt es drei Fälle:

1. Es gibt ein freigegebenes Werkzeug. Dann nutzen Sie dieses, im Rahmen der Regeln, die Ihr Betrieb dazu aufgestellt hat.
2. KI ist ausdrücklich nicht erlaubt. Dann halten Sie sich daran, auch wenn Sie Arbeitsinhalte auf dem privaten Handy bearbeiten. Sprechen Sie Ihre Führungskraft an, wenn Sie einen guten Anwendungsfall sehen.
3. Es gibt keine Regel. Fragen Sie nach, bevor Sie Betriebsdaten eingeben.

Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen mitzubestimmen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Je nach Werkzeug kann das auch KI betreffen. Wie Führungskräfte das Thema im Team ansprechen können, steht in unserem Artikel Schatten-KI im Team.

Privates Konto oder Firmenzugang: Was ist der Unterschied?

Ein privates KI-Konto ist ein Zugang, den Sie selbst anlegen und für den nur Sie einen Vertrag mit dem Anbieter haben. Ein Firmenzugang ist ein Zugang, den Ihr Betrieb ausgewählt hat und verwaltet. Am Beispiel ChatGPT:

Welche Daten gehören nicht in ein privates KI-Konto?

Die einfachste Regel: Geben Sie in ein privates Konto nur ein, was Sie auch in eine öffentliche Suchmaschine tippen würden. Tabu sind vor allem:

• Personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Kunden, Kolleginnen und Kollegen oder Bewerbern. Hier gilt das Datenschutzrecht, egal welches Werkzeug Sie nutzen.
• Heikle Angaben aus dem Personalbereich: Gesundheitsdaten, Krankmeldungen, Gehälter, Beurteilungen.
• Betriebsgeheimnisse: Preise, Kalkulationen, Verträge, Angebote, Konstruktionsdaten, Quellcode.
• Unterlagen von Kunden: alles, was Ihr Betrieb vertraulich erhalten hat.
• Zugangsdaten: Passwörter und Schlüssel gehören in kein KI-Werkzeug, auch nicht in den Firmenzugang.

Oft hilft es, Texte vorher zu entschärfen: „Kunde A“ statt des Firmennamens, gerundete statt echter Zahlen, keine Unterschriften und Signaturen.

Sieben Regeln für ChatGPT am Arbeitsplatz

1. Regel erfragen. Fragen Sie Ihre Führungskraft, die IT oder die Ansprechperson für Datenschutz, welche Werkzeuge erlaubt sind.
2. Firmenzugang nutzen. Gibt es einen, arbeiten Sie dienstlich nur dort.
3. Daten heraushalten. Nichts aus der Liste oben in private Konten, Texte vorher entschärfen.
4. Einstellungen prüfen. Nutzen Sie ChatGPT privat für allgemeine Fragen, prüfen Sie den Schalter für das Training. Ein temporärer Chat wird laut OpenAI nicht zum Training genutzt, kann aber aus Sicherheitsgründen bis zu 30 Tage gespeichert werden.
5. Ergebnis prüfen. KI-Antworten klingen sicher und können trotzdem falsch sein. Prüfen Sie Zahlen, Namen, Termine und Rechtsangaben, bevor Sie etwas weitergeben. Was Sie abschicken, vertreten Sie gegenüber Kunden und Team.
6. Selbst denken üben. In drei Experimenten mit zusammen 1.222 Teilnehmenden aus den USA schnitten Menschen, die 10 bis 15 Minuten mit KI-Hilfe gearbeitet hatten, danach ohne KI schlechter ab als eine Vergleichsgruppe ohne KI-Hilfe und gaben eher auf (Online-Aufgaben zu Bruchrechnen und Leseverständnis; Liu und andere, Vorabveröffentlichung auf arXiv, 2026). Unser Rat: Holen Sie sich lieber Hinweise als fertige Lösungen, gerade bei Aufgaben, die Sie lernen wollen.
7. Fehler melden. Sind vertrauliche Daten im falschen Werkzeug gelandet, sagen Sie es sofort der zuständigen Stelle, etwa Datenschutz oder IT. Muss der Betrieb eine Datenpanne der Aufsichtsbehörde melden, gilt nach Art. 33 DSGVO: unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden. Wer früh meldet, hilft dem Betrieb.

Ein Beispiel aus dem Alltag

So könnte es in einem Logistikbetrieb mit 60 Beschäftigten aussehen: Eine Disponentin soll auf eine verärgerte Kundenmail antworten und möchte den Text mit KI glätten. Statt die Mail mit Namen und Auftragsnummer in ihr privates Konto zu kopieren, schreibt sie die Lage in zwei Sätzen ohne Namen auf und lässt sich drei Formulierungen vorschlagen. Die beste passt sie selbst an. Danach fragt sie ihre Teamleitung, ob es einen Firmenzugang gibt. Es gibt noch keinen, die Frage landet bei der Geschäftsführung.

Wo muss der Mensch in der Schleife bleiben?

„Mensch in der Schleife“ heißt: Ein Mensch prüft, entscheidet oder stoppt, bevor ein KI-Ergebnis wirkt. Die Regeln oben sagen, womit Sie arbeiten dürfen. Ebenso wichtig ist, wo Sie selbst entscheiden.

Unsere Einschätzung: drei Stellen, an denen Sie nicht abgeben sollten.

1. Bevor etwas den Betrieb verlässt. Mail an Kunden, Angebot, Auskunft am Telefon: Ein Mensch kennt den Inhalt und steht dafür ein.
2. Wenn es um Menschen geht. Bewerbungen, Beurteilungen, Einsatzplanung. Die KI-Verordnung zählt KI-Systeme, die Bewerbungen filtern, Bewerber bewerten, Aufgaben nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen verteilen oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten überwachen und bewerten, zu den Hochrisiko-Systemen (Anhang III Nr. 4). Für sie gelten die Regeln laut Bundesnetzagentur ab dem 2. Dezember 2027. Der Betrieb muss die menschliche Aufsicht dann Personen übertragen, die dafür die nötige Kompetenz, Ausbildung und Befugnis haben (Art. 26 Abs. 2), und Beschäftigte und ihre Vertretung vor dem Einsatz am Arbeitsplatz informieren (Art. 26 Abs. 7). Das sind Pflichten des Betriebs. Unsere Lesart für Sie: Wer heute schon mit KI Bewerbungen sortiert, sollte wissen, wer am Ende entscheidet.
3. Wenn Sie es selbst können müssen. Kernaufgaben Ihres Berufs und alles, was Sie gerade lernen (siehe die Studie in Regel 6).

Was dagegen spricht. Es gibt Belege, dass KI gerade dort hilft, wo Erfahrung fehlt. In einer Studie mit 5.179 Beschäftigten im Kundenservice stieg die Zahl der gelösten Anfragen pro Stunde mit einem KI-Assistenten im Schnitt um 14 %, bei Neulingen und gering Qualifizierten um 34 %. Bei Erfahrenen und hoch Qualifizierten gab es kaum einen Effekt (Brynjolfsson, Li und Raymond, Quarterly Journal of Economics, 2025). Unsere Einschätzung: Nicht jede Aufgabe braucht deshalb eine gründliche Prüfung. Für einen internen Entwurf ohne Namen und Zahlen reicht ein kurzer Blick.

Gelöste Anfragen pro Stunde mit einem KI-Assistenten

Zuwachs gegenüber der Arbeit ohne Assistenten, 5.179 Beschäftigte im Kundenservice

• im Schnitt+14 %
• Neulinge und gering Qualifizierte+34 %
• Erfahrene und hoch Qualifiziertekaum Effekt

Was wir noch nicht wissen. Die Studie zur Ausdauer misst kurze Online-Aufgaben, nicht Monate im Beruf. Wie sich dauerhafte KI-Nutzung auf das eigene Fachwissen auswirkt, beantwortet sie nicht. Deshalb vorsichtig: Üben schadet nicht, Abgeben ohne Prüfen kann schaden.

Blick nach vorn. Unsere Einschätzung für die nächsten sechs bis 24 Monate: KI kommt häufiger über Firmenzugänge und über Software, die Ihr Betrieb ohnehin nutzt. Ab Dezember 2027 gelten für KI im Personalbereich die Hochrisiko-Regeln. Gefragt sind dann Beschäftigte, die wissen, wo sie prüfen müssen. Woran Sie erkennen, dass Ihr Betrieb so weit ist: Die Regel sagt, welches Werkzeug erlaubt ist und wer welches Ergebnis prüft.

Was Sie Ihrem Betrieb vorschlagen können. Ein möglicher Weg: Eine Person kümmert sich verbindlich um KI, mit Zeit dafür, etwa als KI-Manager. Das kann jemand aus dem Team sein, die IT, eine Begleitung über Kammer oder Verband oder ein externer Dienstleister. Drei erste Aufgaben bieten sich an: ein Werkzeug auswählen, eine kurze Regel aufschreiben und festlegen, an welchen Stellen ein Mensch prüft. Dazu Zeit zum Üben.

Was muss mein Arbeitgeber tun?

Art. 4 der KI-Verordnung richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, also an Ihren Betrieb, wenn er KI einsetzt, nicht an Sie persönlich. In der Fassung seit dem 27.07.2026 ergreifen sie Maßnahmen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht garantieren, ein Zertifikat ist nicht nötig. Die Bundesnetzagentur empfiehlt, die Maßnahmen zu dokumentieren. Wie das auf einer Seite gelingt, steht in KI-Kompetenz nachweisen. Laut Bitkom hat bisher gut jeder fünfte Erwerbstätige eine KI-Fortbildung seines Arbeitgebers genutzt (21 %).

Fehlt Ihnen eine Einweisung oder Zeit zum Ausprobieren, fragen Sie danach.

Fazit: ChatGPT am Arbeitsplatz braucht eine Regel, kein Versteckspiel

ChatGPT am Arbeitsplatz ist kein Tabu, aber auch keine Privatsache. Die Regel macht Ihr Betrieb, für Ihre Eingaben tragen Sie die Verantwortung mit. Und an drei Stellen bleiben Sie selbst in der Schleife. Drei Schritte für die nächste Woche:

1. Fragen Sie nach, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Betrieb erlaubt sind und ob ein Firmenzugang geplant ist.
2. Prüfen Sie in Ihrem privaten Konto die Einstellungen und halten Sie Betriebsdaten heraus.
3. Erledigen Sie eine Aufgabe bewusst mit Hinweisen statt fertiger Lösung und prüfen Sie das Ergebnis selbst.

Wenn Ihr Betrieb noch keine Regel hat, kann Ihre Geschäftsführung mit dem Selbstcheck einen ersten Überblick bekommen, ohne Anmeldung. Wir bei BEGLAIT übernehmen für mittelständische Betriebe die Rolle des KI-Managers. Die Entscheidungen und Pflichten bleiben beim Unternehmen.

Aktualisiert am 06.11.2026. Kasten „Was sich gerade ändert“ auf den Stand vom 06.11.2026 gebracht und um die Regeln für KI-Texte ergänzt. In Regel 6 die Dauer der Sitzung aus der Studie präzisiert (vorher stand hier „rund zehn Minuten“, die Studie nennt 10 bis 15 Minuten). Quellen erneut abgerufen, Datenschutzseite von OpenAI für Unternehmen ergänzt.

So entsteht dieser Artikel. Entwurf und Quellensuche mit Unterstützung von KI. Marcel Luther hat den Text inhaltlich geprüft und freigegeben. Verantwortlich nach § 18 Abs. 2 Medienstaatsvertrag ist Marcel Luther, siehe Impressum.